update phrasing of volunteer for in ed, rev info to close #1015

booknews.Rmd

@@ -2,6 +2,7 @@
 
 ## Dev version
 
+- 2026-06-12, clarify expections for volunteer form for eds and revs (#1015; thansk to @joelnitta)
 - 2026-06-25, clarify manual removal of holding label (#1020, `@robitalec`).
 
 - 2026-05-21, better document reviewer search in Airtable (#1009, #1010).

softwarereview_editor.Rmd

@@ -309,6 +309,7 @@ In general, at least one reviewer should have prior reviewing experience, and of
   If needed later, remove reviewers with `@ropensci-review-bot remove @username from reviewers`.
 - Due dates for reviews are set by default to [21 days](https://github.com/ropensci-org/buffy/blob/20c5ac630ce436a9cd7b698d217a0f680f368aa0/app/responders/ropensci/reviewers_due_date_responder.rb#L162-L164) (3 weeks) after the date of assignment.
 - If you want to change the due date for a review use `@ropensci-review-bot set due date for @username to YYYY-MM-DD`.
+- The bot will automatically ask each reviewer to fill out our [volunteering form](https://ropensci.org/software-reviewer) to ensure they're in the Airtable database.
 
 ### During review {#during-review}
 

softwarereview_editor.es.Rmd

@@ -305,6 +305,7 @@ En general, al menos una debe tener experiencia previa en revisiones y, por supu
   Si es necesario sacar a alguien de la revisión, usa `@ropensci-review-bot remove @username from reviewers`.
 - Las fechas de vencimiento de las revisiones se fijan por defecto en [21 días](https://github.com/ropensci-org/buffy/blob/20c5ac630ce436a9cd7b698d217a0f680f368aa0/app/responders/ropensci/reviewers_due_date_responder.rb#L162-L164) (3 semanas) después de la fecha de asignación.
 - Si quieres cambiar la fecha de vencimiento de una revisión utiliza `@ropensci-review-bot set due date for @username to YYYY-MM-DD`.
+- El bot le pedirá automáticamente a cada persona que esté revisando que complete nuestro [formulario de voluntariado](https://ropensci.org/software-reviewer) para asegurarse de que figure en la base de datos de Airtable.
 
 ### Durante la revisión {#during-review}
 

softwarereview_editor.pt.Rmd

@@ -305,6 +305,7 @@ Em geral, pelo menos um(a) revisor(a) deve ter experiência prévia em revisão
   Se necessário remover alguém da revisão, use o comando `@ropensci-review-bot remove @username from reviewers`.
 - As datas de vencimento das revisões são definidas por padrão como [21 dias](https://github.com/ropensci-org/buffy/blob/20c5ac630ce436a9cd7b698d217a0f680f368aa0/app/responders/ropensci/reviewers_due_date_responder.rb#L162-L164) (3 semanas) após a data da atribuição.
 - Se você quiser alterar a data de vencimento de uma revisão, use `@ropensci-review-bot set due date for @username to YYYY-MM-DD`.
+- O bot solicitará automaticamente a cada pessoa revisora que preencha nosso [formulário de voluntariado](https://ropensci.org/software-reviewer) para garantir que estejam no banco de dados do Airtable.
 
 ### Durante a revisão {#during-review}
 

softwarereview_reviewer.Rmd

@@ -25,7 +25,8 @@ _If you use our standards/checklists etc. when reviewing software elsewhere, do
 
 Thank you for your desire to participate in rOpenSci software peer-review as a reviewer!
 
-Please fill our [volunteering form](https://ropensci.org/software-reviewer).
+Anybody reading this is encouraged to fill our [volunteering form](https://ropensci.org/software-reviewer) at any time.
+If you've already agreed to review, once you're assigned in a review issue, our bot will also provide the link and automatically ask you to fill out the form.
 
 If you see a current submission that is particularly relevant to your interests please email `info@ropensci.org`, including the name of the package, the URL to the submission issue and the name of the assigned editor.
 However, keep in mind that reviewer invitations are kept at the editor's discretion, and the editor might well have already emailed people.

softwarereview_reviewer.es.Rmd

@@ -25,7 +25,8 @@ Si ves una presentación vigente que te sea particularmente interesante, por fav
 Sin embargo, ten en cuenta que las invitaciones a revisar quedan a discreción quien se encuentra a cargo de la edición, y es muy posible que ya haya realizado invitaciones.
 Por favor, no te ofrezcas para revisar en todos los *issues* y no te presentes a través de la interfaz de GitHub.
 
-Para otras formas de contribuir, consulta la [Guía de contribución de rOpenSci](https://contributing.ropensci.org/).
+Invitamos a todas las personas que lean esto a completar nuestro [formulario de voluntariado](https://ropensci.org/software-reviewer) en cualquier momento.
+Si ya aceptaste revisar con rOpenSci, una vez que se te asigne un número de revisión, nuestro bot también te proporcionará el enlace y te pedirá automáticamente que llenes el formulario.
 
 ## Preparar tu revisión  {#preparereview}
 

softwarereview_reviewer.pt.Rmd

@@ -19,7 +19,8 @@ _Se você usar nossos processos,  guias, listas de verificação, etc., ao revis
 
 Obrigado pelo seu desejo de participar como revisor(a) da revisão por pares de software da rOpenSci!
 
-Por favor, preencha o nosso [formulário de voluntariado](https://ropensci.org/software-reviewer).
+Convidamos qualquer pessoa que esteja lendo isto a preencher nosso [formulário de voluntariado](https://ropensci.org/software-reviewer) a qualquer momento.
+Se você já aceitou o convite de realizar uma revisão, assim que for designado(a) para uma *issue* de revisão, nosso bot também fornecerá o link e solicitará automaticamente que você preencha o formulário.
 
 Se você encontrar alguma submissão que seja particularmente relevante para seus interesses, envie um e-mail para `info@ropensci.org`, incluindo o nome do pacote, a URL da *issue* que corresponde a este envio e o nome do(a) editor(a) responsável.
 No entanto, lembre-se de que o(a) editor(a) é responsável por indicar os(as) potenciais revisores(as), sendo possível que outras pessoas já tenham sido convidadas.