PowerPoint rapportages vanuit Excel

Met dit script maak je met behulp van een configuratie in Excel en een template in PowerPoint geautomatiseerd Powerpoint rapportages aan.

Stappenplan voor voorbeeldrapportage

1. Klik rechtsboven op de pagina op de groene knop met de tekst <> Code. Kies dan onderaan in het drop down-menu de optie Download ZIP. Pak het ZIP bestand uit in de locatie van waaruit je wilt werken.
2. Open in de uitgepakte map het R Project file genaamd reports.Rproj. Open nu vanuit R of vanuit diezelfde map het hoofdscript create_reports.R
3. Volg de instructies die in het script create_reports.R staan om een voorbeeld rapportage op basis van nepdata uit te draaien. In deze voorbeeldrapportage zie je welke mogelijkheden het script heeft. Het template en de configuratie die voor dit voorbeeld worden gebruikt vind je terug in de map example. De nepdata staat in de map data.
4. Dubbelcheck altijd je output (eventueel steekproefsgewijs) met bijvoorbeeld SPSS output.

Wat te doen bij problemen?

Loop je tegen problemen aan maak dan op deze GitHub pagina een Issue aan (om dit te kunnen doen moet je een GitHub account aanmaken). Issues · ggdatascience/reports_excel_to_powerpoint

Patch Notes

Versie 1.3.8

• Toevoegingen
  • slideconfiguratie voor het figurenboek toegevoegd. aan `config oko.xlsx`. Let op! Deze moet nog worden gecontroleerd op fouten dus dubbelcheck ook hier de output (bijvoorbeeld door de uitkomsten te vergelijken met uitkomsten in SPSS)
  • template voor het figurenboek toegevoegd template figurenboek oko.pptx. Titelpagina en inhoudsopgave zijn nog niet af, maar hiermee kunnen wel alle benodigde figuren worden uitgedraaid.
• Aanpassingen
  • create_ppt() aangepast zodat als de kolom slide_name bestaat in de slideconfiguratie sheets met behulp van create_ppt() worden toegevoegd aan de rapportage. Hiermee kan het figurenboek worden gemaakt op basis van een template zonder PowerPoint slides.
  • kolom graph_title toegevoegd aan slideconfiguratie waarmee kan worden aangegeven of een grafiektitel niet moet worden getoond (met de optie none). Als deze kolom leeg is wordt de grafiektitel standaard wel getoond. Deze wijziging is doorgevoerd in de functies: type_barchart(), type_barchart_stacked, type_barchart_stacked_combi en type_linechart()
  • recode_labels() in utils.R aangepast zodat spaties vóór en na het =-teken nu ook resulteren in correcte labels opgegeven in de slideconfiguratie
  • kleine aanpassing in tekst op dia 4 van `template rapportage oko.pptx`
• Nieuwe functies
  • add_slides_from_config() toegevoegd aan utils.R, waarmee slides automatisch kunnen worden toegevoegd aan de PowerPoint rapportage met behulp van de kolom slide_name in de slideconfiguratie.

Versie 1.3.7

• Aanpassingen
  • Rapportconfiguratie in config oko.xlsx aangepast. Indicatoren over alcohol aangepast van slokjes drinkers naar heel glas of meer
    • Heeft in de laatste 4 weken alcohol gedronken: LBAGK3S20 overal aangepast naar LBAGK3S13
    • Heeft in de laaste 4 weken binge gedronken: LBAGK3S15 overal aangepast naar LBAGK3S25
    • Is in de laatste 4 weken dronken geweest: LBAGK3S17 overal aangepast naar LBAGK3S27
    • Regel 24 Kolom E aangepast vanwege ontbrekende hoofdletter: krijgt van andere volwassene aangepast naar Krijgt van andere volwassene
    • Regel 28 en 29 Kolom E aangepast vanwege ontbrekende hoofdletter: laatste aangepast naar Laatste
    • Regel 38 Kolom E aangepast vanwege spelfout: Docenten gaan goed met leerlingen o aangepast naar Docenten gaan goed met leerlingen om
    • Kleuren van figuren over houding van ouders ten opzichte van alcohol, roken en vapen omgedraaid, zodat goedkeuren rood is in plaats van groen
  • create_reports.R aangepast omdat het niet nodig is om een het lettertype Century Gothic beschikbaar te maken in R. Dit is alleen nodig als gebruikmaakt van een functie waar figuren binnen R worden gemaakt (bijvoorbeeld met ggplot). Met office figuren vanuit het mschart package is dit niet nodig.

Versie 1.3.6

• Aanpassingen
  • compute_values() aangepast zodat de categorie 'Ander leerjaar' standaard gefilterd wordt voor de indicator KLAS. Let op! Dit is een tijdelijke aanpassing en vraagt om een permanente oplossing door bijvoorbeeld een nieuwe KLAS indicator aan te maken waarin 'Ander leerjaar' missing is of door deze categorie voor de indicator KLAS handmatig op missing te zetten in SPSS (8 = missing)
  • create_ppt() aangepast zodat errors correct per rapport worden weergeven na uit aanmaken van rapportages
  • type_barchart_stacked_combi() aangepast zodat meerdere indicatoren op de x-as kunnen worden getoond. Hierdoor zijn op dit moment geen groeperingen mogelijk voor dit grafiektype
  • Configuratiebestand en template geupdate op basis van aanpassingen in SPSS syntaxen.
  • template oko.pptx verwijderd en vervangen door template rapportage oko.pptx

Versie 1.3.5

• Toevoegingen
  • Configuratiebestand en template toegevoegd voor de OKO Gezondheidsmonitor 2025. Omdat de syntaxen nog niet definief zijn ontbreken er nog bij een aantal regels in de Excelconfiguratie indicatornamen. De cellen waarover het gaat zijn roodgekleurd
• Nieuwe functies
  • type_barchart_stacked() toegevoegd waarmee gestapelde staafgrafieken kunnen worden gemaakt
  • type_barchart_stacked_combi() toegevoegd waarmee gestapelde staafgrafieken kunnen worden gemaakt voor meerdere variabelen in een figuur
  • type_table() toegevoegd waarmee een responstabel kan worden gemaakt
• Aanpassingen
  • notities in Excelconfiguratie met uitleg per kolom omgezet naar opmerkingen ten behoeve van de leesbaarheid
  • color_palette kolom toegevoegd aan Excel configuratie waarmee je handmatig de kleuren van een grafiek kan instellen. Deze kolom is optioneel en als deze kolom leeg blijft dan worden de standaardkleuren gebruikt uit layout.R
  • x_ticklabel_position klom toegevoegd aan Excel configuratie waarmee je handmatig de positie van de ticklabels op de x-as kan veranderen. Zie de opmerking in de kolom voor de mogelijkheden
  • type_barchart() aangepast zodat voor die type ook gebruikgemaakt kan worden van de nieuwe kolommen (x_ticklabel_position en color_palette) in de Excelconfiguratie
  • layout.R aangepast met het kleurpalet voor OKO en het default lettertype 'Century Gothic'
  • graph_style() aangepast zodat ticklabelpositie voor de x-as kan worden aangepast in de Excelconfiguratie
  • create_ppt() aangepast zodat een prefix kan worden gegeven aan de bestandsnaam van elk rapport
  • compute_values() aangepast zodat grote N (Nvar) gelijk is aan 30 en kleine N (Ncel) gelijk is aan 5

Versie 1.3.4

• Aanpassingen
  • create_ppt() aangepast zodat een opgeven prefix in de rapportconfiguratie wordt gebruikt voor de bestandsnaam van de rapportage.
  • Voorbeeld configuratie aangepast zodat een prefix voor de bestandsnaam kan worden opgegeven
  • graph_style() en type_barchart() aangepast zodat tick labels niet worden getoond als er maar een label is

Versie 1.3.3

• Aanpassingen
  • In create_reports() en type_linechart() de functie RVG toegevoegd. Hiermee zijn grafieken te bewerken. Dit is een oplossing om te zorgen dat cijfers in de linechart te verplaatsen zijn. Ook de titels zijn hiermee aanpasbaar

Versie 1.3.2

• Aanpassingen
  • replace_text() en type_text_comparison() aangepast zodat naast een relatief verschil ook met een absoluut verschil kan worden vergeleken met het type type_text_comparison(). Met behulp van het functieargument mode kan worden aangegeven of een absoluut verschil moet worden gebruikt mode = "absolute" of een relatief verschil mode = "relative". De default instelling is een absoluut verschil en dit kan je aanpassen in functions/type_text_comparison.R. Voor aanpassingen aan het relatieve percentage, het absolute percentage en een threshold moet je wijzigingen aanbrengen in de replace_text() functie in functions/utils.R
  • type_barchart() en select_barchart_variant() aangepast zodat variant 12 anders wordt weergegeven. Kleuren zijn hierbij gebaseerd op de groeperingen, als er meerdere groeperingen bij grouping1 zijn opgegeven
  • graph_color() in functions/layout.R aangepast zodat deze variant 12 van de staafgrafiek kan genereren
  • Nieuwe kolom legend_position toegevoegd aan slideconfiguratie. Met behulp van deze kolom kun je voor staafgrafieken de positie van de legenda bepalen (of helemaal geen legenda tonen)
  • Voorbeeldrapportages geupdate op basis van wijzigingen
  • data/fake_data.R en data/data.sav aangepast

Versie 1.3.1

• Aanpassingen
  • layout.R aangepast zodat hier een lettertype moet worden gedefinieerd met behulp van global_font
  • type_linechart() aangepast zodat de grafiektitel gebaseerd wordt op de description in de slideconfiguratie.
  • type_linechart() aangepast zodat de kleuren gebaseerd zijn op color_palette die wordt gedefinieerd in layout.R
  • type_linechart() aangepast zodat deze gebruikmaakt van het gedefinieerde lettertype global_font uit layout.R
  • Voorbeeldrapportages geupdate op basis van wijzigingen

Versie 1.3

• Aanpassingen
  • utils.R toegevoegd waarin alle kleine helper functies staan
  • recode_labels() toegevoegd aan utils.R
  • replace_text() toegevoegd aan utils.R
  • type_barchart() herschreven zodat nieuwe varianten makkelijker kunnen worden toegevoegd
  • Alle 18 mogelijke varianten van type_barchart() toegevoegd aan de voorbeeld Rapportage
  • Voorbeeldconfiguratie, template en rapportage aangepast en pagina toegevoegd over grafiekinstellingen van type_barchart()
  • type_topN() herschreven (functionaliteit is niet veranderd)
  • graph_color() logica versimpeld en gebaseerd op variant die bepaald wordt door select_barchart_variant()
• Nieuwe functies toegevoegd aan utils.R
  • select_barchart_variant() selecteert de juiste grafiekvariant op basis van de structuur van de slide_params.
  • set_chart_direction() past de richting van de grafiek aan naar horizontaal als dat is opgegeven.
  • adjust_labels_by_variant() voegt indien nodig labelinformatie samen op basis van de grafiekvariant.
  • set_axis_factor_levels() zet factorlevels van opgegeven variabelen in de juiste (eventueel omgekeerde) volgorde afhankelijk van de grafiekrichting.
• Verbeteringen
  • compute_values_set() aangepast zodat factorlevels niet meer hier maar binnen content functies worden aangepast met behulp van set_axis_factor_levels()
• Verwijderde bestanden
  • recode_labels.R verwijdert omdat deze nu in utils.R staat
  • replace_text.R verwijdert omdat deze nu in utils.R staat

Versie 1.2.1

• Nieuwe functie
  • type_respons_text() toegevoegd dat gebruiktmaakt van een Excel bestand met hierin de respons data. In het voorbeeld staat dit in data/respons_data.xlsx met hierin de kolommen "gebied", "leeftijdsgroep", "aantal_uitnodigingen" en "aantal_response". De kolom leeftijdsgroep heeft de categorieën Totaal, 18-64 jarigen en 65 plussers. De gebieden hierin komen overeen met report_name.
• Aanpassingen
  • type_population_table() aangepast zodat automatisch de CBS cijfers worden gedownload. Vul in de kolom CBS de gemeentecode (GMxxxx) in op het tabblad reports van de config. Het jaartal is ook nodig; invullen op de slideconfig bij time_val. Dit gaat uit van de CBS tabel 03759ned met hierin de leeftijd per jaar, geslacht en burgerlijke status. Bij het inladen van de CBS data is direct gefilterd op totaal burgerlijke status, totaal geslacht, ingevoerde jaar en ingevoerde gemeente. Dit alles is in een flextable gezet zonder . of , in de cijfers.

Versie 1.2

• Optimalisatie
  • type_linechart.R() aangepast zodat de labels van de x-as afhankelijk zijn van de beschikbare waardes van time_val
• Verbeteringen
  • Errors in de slideconfiguratie resulteren niet meer in het afbreken van het script. De errors worden opgeslagen in een error log.
  • Error log toegevoegd die wordt geprint naar de console als het script klaar is met uitvoeren. Hierin staan per rapport welke regels van de slideconfiguratie een error geven.
  • Progressiebalk toegevoegd aan de Console (met trolleybus 🚎). Hierdoor zie je tijdens het uitvoeren van excel_to_ppt() met welk rapport en op welke slideregel van de Excelconfiguratie het script is. Zodra het scripts succesvol is afgerond wordt in de Console een bericht geprint dat alle rapporten zijn opgeslagen in de working directory.
  • excel_to_ppt() aangepast zodat je met de functieargumenten reload_config en reload_data kan aangeven of de Excelconfiguratie en/of het databestand opnieuw moeten worden ingeladen. Standaard zijn deze argumenten FALSE en worden de Excelconfiguratie en het databestand eenmalig (bij de eerste keer uitvoeren van de functie) ingeladen. Heb je de Excelconfiguratie aangepast en wil je excel_to_ppt() opnieuw uitvoeren zorg dan dat het reload_config argument TRUE is. Wil je een aangepast databestand gebruiken pas dan het reload_data argument aan naar TRUE.
  • create_table() aangepast zodat je met de functieargumenten reload_config en reload_data kan aangeven of de Excelconfiguratie en/of het databestand opnieuw moeten worden ingeladen.
• Nieuwe functies
  • type_population_table() toegevoegd waarmee een rekentabel kan worden gemaakt. Hiervoor moet je de populatie aantallen invullen in het bestand population.xlsx in de map data.
• Aanpassingen
  • replace_text() aangepast zodat bij het aanroepen van type_text_comparison() de daadwerkelijke percentages (tussen haakjes) van de groepen die worden vergeleken worden toegevoegd aan de tekst.
  • create_table() argumenten report_row en slide_row aangepast zodat deze overeenkomen met de rijnummers in de Excelconfiguratie.
  • Nieuwe map data aangemaakt en nepdata (data.sav en fake_data.R) verplaatst naar deze map.
  • Voorbeeld rapportage geupdate op basis van aanpassingen.

Versie 1.1

• Optimalisatie
  • excel_to_ppt() aangepast zodat de Excelconfiguratie en databestanden worden opgeslagen in de Global Environment.
  • excel_to_ppt() aangepast zodat er eerst gekeken wordt of de Excelconfiguratie en databestanden al beschikbaar zijn in de Global Environment. Zoja, dan worden ze niet opnieuw ingeladen.
• Verbeteringen
  • Voorbeeldrapportage voor fictieve gemeente toegevoegd aan de map example.

Versie 1.0

• Optimalisatie
  • Script bestaat uit losse functies zodat aanpassingen makkelijker zijn. Hierdoor is het ook mogelijk om zelf type functies te maken en daarmee content te plaatsen in rapportages.
• Verbeteringen
  • Werkzaam voorbeeld met Excelconfiguratie en PowerPoint template toegevoegd op basis van nepdata. Voorbeeldrapportage bevat de belangrijkste mogelijkheden van het script.
  • Value labels voor variabelen en groeperingen (grouping 1 en grouping2) zijn aanpasbaar vanuit de slideconfiguratie.
  • De y-as in grafieken loopt standaard van 0 tot 100% en is aanpasbaar via de slideconfiguratie.
  • De richting van staafgrafieken is standaard verticaal en is per grafiek aanpasbaar via de slideconfiguratie.
  • Lettertype en kleurpalette zijn aanpasbaar in layout.R.
• Nieuwe functies
  • type_text_comparison() toegevoegd om twee groepen, dimensies of jaren met elkaar te vergelijken in een tekst. De vergelijking is gebaseerd op een relatief percentage van 15% dat kan worden aangepast in replace_text.R
  • type_barchart() aangepast om groeperingen van meerdere variabelen op de x-as te combineren.
  • type_linechart() toegevoegd die met behulp van ggplot een trendgrafiek maakt waarbij de value labels automatisch in de figuur komen en niet overlappen.
  • type_text() toegevoegd om tekst te plaatsen vanuit de slideconfiguratie. Let op! Deze functionaliteit is toegevoegd zodat de titels van slides aan de slideconfiguratie kunnen worden toegevoegd om in de slideconfiguratie meer overzicht te creëren. Het script is hierdoor langzamer omdat er meer content vanuit R in de PowerPoint moet worden geplaatst. Vaste teksten kunnen in de meeste gevallen het beste in het diamodel worden geplaatst.
  • create_table() toegevoegd om voor een specifieke regel uit de slideconfiguratie de onderliggende cijfers te berekenen. Dit kan gebruikt worden om cijfers te controleren op juistheid of bij het oplossen van errors.