Bienvenido al Sistema de Gestión Escolar. Este manual está pensado para usuarios Administrativos, Docentes y Acudientes; explica, paso a paso, las tareas habituales y muestra diagramas mermaid para visualizar flujos importantes.
Nota: La documentación técnica se encuentra en
TECHNICAL_DOCS.md. Aquí sólo está el manual de usuario.
- Manual de Usuario — Sistema de Gestión Escolar
- Abra la página de inicio de sesión de la plataforma.
- Ingrese sus credenciales:
- Usuario: nombre de usuario asignado (ej.
admin,docente1) - Contraseña: su clave personal
- Usuario: nombre de usuario asignado (ej.
- Presione Iniciar sesión.
Si olvida su contraseña, utilice la opción de recuperación (si está disponible) o contacte al área de sistemas.
-
Administrador
Usuario:admin
Contraseña:admin123 -
Docente
Usuario:docente1
Contraseña:docente123
⚠ Estas credenciales son sólo para entorno de pruebas. No se deben usar en producción.
La interfaz y las acciones variarán según el rol asignado.
flowchart LR
A[Usuario] -->|login| B{"Rol asignado"}
B --> C[Administrador]
B --> D[Docente]
B --> E[Acudiente]
C --> C1["Usuarios y Roles"]
C --> C2["Configuración Académica"]
C --> C3["Estudiantes y Matrículas"]
D --> D1["Mis Asignaturas"]
D --> D2[Evaluaciones]
D --> D3[Calificaciones]
E --> E1["Ver Progreso del Estudiante"]
- Gestión de usuarios y roles.
- Gestión académica (áreas, asignaturas, grados).
- Gestión de estudiantes y matrículas.
- Configuración general del sistema.
- Crear evaluaciones.
- Registrar y editar calificaciones.
- Consultar listas de estudiantes y material de sus asignaturas.
- Consultar notas y seguimiento del estudiante.
- Ver comunicados y calendario (según permisos y versión).
Pasos rápidos:
- Ir a Menú → Estudiantes.
- Click en Nuevo Estudiante.
- Completar Información Personal: nombres, apellidos, género, fecha de nacimiento.
- Completar Documento: tipo y número (TI, CC, RC, etc.).
- Asignar Acudiente: usar la búsqueda inteligente (escriba el nombre y seleccione). El acudiente debe estar creado previamente en módulo Acudientes.
- Asignar grupo/matrícula.
- Guardar.
flowchart TD
A["Inicio: Menú Estudiantes"] --> B["Click Nuevo Estudiante"]
B --> C["Completar Información Personal"]
C --> D["Completar Documento"]
D --> E{"Asignar acudiente?"}
E -->|Sí| F["Buscar acudiente y seleccionar"]
E -->|No| G["Advertencia: crear acudiente primero"]
F --> H["Asignar grupo/matrícula"]
H --> I["Guardar registro"]
G --> Z["Crear acudiente → volver a asignar"]
I --> J["Fin: Estudiante creado"]
- En la lista de estudiantes: botones Ver, Editar, Eliminar.
- Pestañas típicas en la ficha: Datos personales, Documentos, Acudientes, Matrículas, Historial académico, Observaciones.
- Cambios importantes (p.ej. número de documento) deben registrarse con evidencia y, si aplica, autorización administrativa.
Para configurar el año escolar correctamente se recomienda el siguiente orden:
- Áreas — Definir grandes áreas (Matemáticas, Humanidades, Ciencias, etc.).
- Asignaturas — Crear materias (ej. Álgebra, Inglés) y asociarlas a un área.
- Grados — Definir niveles (Primero, Segundo...).
- Grado–Asignatura — Asociar qué materias tiene cada grado.
- Grupos — Crear grupos por grado (ej. 6‑01, 6‑02).
- Docentes — Registrar y asignar docentes a grupos y asignaturas.
- Matrículas — Inscribir estudiantes en los grupos correspondientes.
Sugerencia: antes de abrir matrículas, revise que todas las asignaturas y grupos estén correctamente configurados para evitar inconsistencias.
- Ir a Evaluaciones → Nuevo.
- Seleccionar:
- Asignatura
- Grupo
- Definir:
- Tipo (Examen, Taller, Tarea, Parcial)
- Fecha y (opcional) duración
- Porcentaje o ponderación respecto a la nota final
- Descripción y recursos adjuntos (si aplica)
- Guardar y publicar (si desea que esté visible para estudiantes/acudientes).
- Ir a Calificaciones.
- Seleccionar la evaluación creada.
- Ver la lista de estudiantes del grupo.
- Ingresar la nota por estudiante (rango 0.0 – 5.0 o según escala de la institución).
- Guardar.
- Revisar el cálculo de promedios si aplica (automático, según la configuración de ponderaciones).
sequenceDiagram
participant Docente
participant Sistema
Docente->>Sistema: Abrir formulario "Nueva Evaluación"
Docente->>Sistema: Enviar (asignatura, grupo, tipo, fecha, porcentaje)
Sistema-->>Docente: Confirmación & evaluación creada
Docente->>Sistema: Publicar evaluación (opcional)
Sistema-->>Docente: Evaluación visible para el grupo
Si encuentras un error o tienes dudas operativas:
-
Reúne la información:
- Rol (Administrador / Docente / Acudiente)
- Módulo o pantalla afectada
- Pasos para reproducir el problema
- Mensajes de error (si hay)
- Captura de pantalla o video corto (si es posible)
-
Envía la solicitud al canal de soporte establecido (correo, ticket o chat interno).
-
Incluye la información recopilada para acelerar la resolución.
Correo de soporte ejemplo: soporte@institucion.edu (sustituir por el real)
- Usa contraseñas fuertes y cámbialas periódicamente.
- No compartas tus credenciales.
- Mantén actualizado tu correo y teléfono en perfil.
- Cierra sesión en equipos compartidos.
- Reporta accesos sospechosos inmediatamente.
- En producción: asegúrate de HTTPS, CSP, HSTS y cabeceras de seguridad activas.
- Antes de iniciar el año lectivo: configura Áreas → Asignaturas → Grados → Grado–Asignatura → Grupos → Docentes → Matrículas.
- Prueba las funcionalidades críticas (registro de estudiantes, creación de evaluaciones, cálculo de notas) en un entorno de staging antes de producción.
- Mantén un
CHANGELOG.mdoperativo para registrar cambios y nuevas versiones. - Define un responsable (admin) para la gestión de datos maestros (áreas, asignaturas, grados).
MIT